Om arkiv

Det kan være mange interessante opplysninger å finne om en person i et kommunalt arkiv. Det kan for eksempel være opplysninger om utdannelse, bosted, økonomi, valgdeltagelse og yrke. Eller kanskje du eier et eldre hus, og lurer på hvordan den kommunale behandlingsprosessen var da det ble bygd? 

Flere kommuners arkiver med rettighetsdokumentasjon (personregistre/-mapper fra barnevern, sosial, oppvekst og helse) finnes hos oss. Innsyn i denne typen materiale må ofte gå gjennom saksbehandler i den aktuelle kommunen, men vi veileder gjerne ved publikumshenvendelser. Vi har også arkivene etter både grunnskoler og videregående skoler (yrkesskoler, høyere allmenskoler, gymnas og realskoler) i Østfold, med elevmapper, elevlister og karakterprotokoller. Skolearkivene og fattigvesenet kan være spesielt interessante for slektsforskere.

HVA ER ARKIV? HVORFOR SKAL DET TAS VARE PÅ?

Arkiv er samlinger av dokumenter som myndigheter og institusjoner, bedrifter, organisasjoner og privatpersoner produserer og mottar som ledd i sin virksomhet. Dette materialet bevares og systematiseres i arkiv, slik at det blir mulig å gå tilbake og finne opplysninger om hva som er blitt gjort tidligere. Arkiv består av ulike typer dokumenter. Det er gjerne skriftlig materiale, men kan også være tegninger, kart, fotografier, film, video og lydopptak, plakater osv. Arkivdokumenter kan være både på papir og elektronisk informasjon, og kan bestå av alt fra et enkelt dokument eller en protokoll, til mange hyllemeter med arkivmateriale.

Hvorfor tar vi vare på arkiv?

Organisasjoner, både offentlige og private, trenger arkiv for å ha oversikt over egen aktivitet, og for å kunne dokumentere sin samhandling med andre når det gjelder deres krav og rettigheter. Det offentliges arkiver kan være avgjørende for enkeltindividers mulighet til å framskaffe rettighetsdokumentasjon i erstatnings- og oppreisningssaker. Og tidligere ansatte i en bedrift kan få behov for å dokumentere forhold som ansettelse og pensjonsgrunnlag, eller eventuelle yrkesskader, praksis og etterutdanning. Menhistoriske arkiver har også en kollektiv minnefunksjonen i samfunnet vårt, og er derfor et fundament for vår kulturarv. Institusjoner som driver med arkivbevaring har en sentral rolle som kulturbærere, på samme måte som museenes matrielle gjenstandsforvaltning. Ved å ta vare på arkiver kan vi skape historisk bevissthet og bevare kulturell identitet. Arkiver etter offentlige virksomheter er viktig samfunnsmessig dokumentasjon, og skaper grunnlag for vitenskapelig forskning på flere ulike fagområder, som historie, sosiologi, teknologi, statsvitenskap osv. Historiske arkivmateriale også ha betydning for lokalhistorisk forskning, og mange offentlige arkiver kan være et viktig supplement til de tradisjonelle kildetyper som brukes innen slektsforskning.

HVA KAN DU FINNE I ARKIVENE VÅRE?

Det kan være mange interessante opplysninger å finne om en person i et kommunalt arkiv. Det kan for eksempel være opplysninger om utdannelse, bosted, økonomi, valgdeltagelse og yrke. Eller kanskje du eier et eldre hus, og lurer på hvordan den kommunale behandlingsprosessen var da det ble bygd? 

Flere kommuners arkiver med rettighetsdokumentasjon (personregistre/-mapper fra barnevern, sosial, oppvekst og helse) finnes hos oss. Innsyn i denne typen materiale må ofte gå gjennom saksbehandler i den aktuelle kommunen, men vi veileder gjerne ved publikumshenvendelser. Vi har også arkivene etter både grunnskoler og videregående skoler (yrkesskoler, høyere allmenskoler, gymnas og realskoler) i Østfold, med elevmapper, elevlister og karakterprotokoller. Skolearkivene og fattigvesenet kan være spesielt interessante for slektsforskere.

Hvordan finner du fram til det?

For å få oversikt over hva som befinner seg i IKA Østfolds arkiver, går du inn på fanen Arkivkataloger og finner din kommune. Her finner du oversikt over hvilke arkiver vi har i vårt depot, med lenker til det som er registrert i Arkivportalen. Ta kontakt med oss for eventuelle innsyn i arkiver som ennå ikke er ordnet.

I kommunale arkiver er veldig lite av eldre arkivmateriale digitalisert. Å lete fram og sette sammen opplysninger om en person er en tidkrevende prosess fordi opplysninger om en person ikke finnes samlet, og man må lete i flere ulike arkiver. I lovverket for innsyn, er hovedregelen at taushetsplikten faller bort etter 60 år når ikke annet er bestemt i lov eller forskrift. Materialet skal uansett ikke misbrukes på en måte som kan skade, krenke eller såre noen identifiserbar person.

BEVARINGSPLIKTEN ER LOVPÅLAGT

Offentlige virksomheter pålagt å ta vare på arkiv gjennom lover, instrukser og retningslinjerer . Vi har Lov om arkivofte kalt Arkivloven, som skal sikre at offentlig forvaltning har arkiver som forvaltes på en slik måte at dokumentene er bevarte som informasjonskilder for samtid og ettertid. Men for privatarkiver, altså arkivene fra private virksomheter, er det dessverre ingen generelle lover om bevaringsplikt. Eiere av slike arkiver må allikevel forholde seg til sentrale lover som personopplysningsloven, og lovverk knyttet til aksjer, ligning og regnskap. 

Arkivfaglig kunnskap er avgjørende i dokumentasjonsforvaltningen. Både en privat bedrift og en offentlig organisasjon vil normalt ha et tidsbegrenset behov når det gjelder å ta vare på arkivmateriale. Og uten en bevissthet omkring dokumentasjonsverdien etter avsluttet saksbehandling, er det fare for at historiske arkiver går til grunne. Men vi kan jo ikke ta vare på alt? De nye bevaringsreglene fra Riksarkivet forkuserer på hva som skal tas vare på, men ved bortsetting av arkiv bør man også være sikker på at det er foretatt en arkivbegrensing. Det anbefales derfor å ha en såkalt bevarings- og kassasjonsplan. Dette vil både lette gjenfinning av dokumentasjon ved senere innsyn, og sikre at vi ikke bruker unødvendige ressurser på å ta vare på ikke-bevaringsverdig materiale.

ARKIVDANNING

Arkivdanning er prosessen med å skape eller danne arkiv, elekronisk eller i papirform. Den oppstår som et ledd i en virksomhets aktiviteter, og skal dokumentere disse aktivitetene, både på kort og lang sikt. Arkivskaperen danner, vedlikeholder og bruker arkivet, og arkivdanningsprosessen foregår helt til arkivet er avlevert til depot. Dokumenter inn og ut av virksomheten håndteres og vurderes, registreres/journalføres, knyttes til rett sak, og arkiveres. Dette vil være dokumentasjonen av politiske organers behandlingsprosesser, og administrativ saksbehandling innen alle fagområder, fra teknisk drift til utdanning og sosiale tjenester.

Oppbygging av et arkiv

For at ettertiden skal klare å finne igjen denne informasjonen må dokumentet arkiveres på en hensiktsmessig måte. Et arkiv består av den totale samlingen inn- og utgående brev, og interne notater i organisasjonen, samt registre og møtereferater. Ulike typer korrespondanse og registre deler vi inn i ulike serier, og innenfor en serie er arkivet gjerne strukturert i ulike saker. Offentlige arkiver ordnes etter Norsk allment arkivskjema.

De vanligste seriene:

  • Møtebøker, kopibøker, referatprotokoller, forhandlingsprotokoller, og liknende
  • Journaler med oversikt over korrespondanse 
  • Sakarkivet som inneholder inn- og utgående korrespondanse 
  • Ulike serier knyttet til regnskap 
  • Personregistre eller tilsvarende, som for eksempel en institusjons klientmapper, personalmapper, elevmapper, klasselister og liknende
  • Et arkiv kan også ha ulike spesialserier knyttet til produksjon og aktivitet, som samlinger med for eksempel kart eller tegninger

Ordningsprinsippet

Alle serier struktureres etter et ordningsprinsipp:

  • Møteboker er ordnet etter møtedato
  • Elev- og ansattarkiv er gjerne ordnet etter navn, og for eksemper klasselister etter skoleår
  • Sakarkivet kan være ordnet kronologisk, men det vanligste er å ordne arkivet i saker som hører sammen. Sakene blir så ordnet etter en egen nøkkel. En arkivnøkkel er delt inn i ulike sakstyper

Dokumentasjon av arkivdanning

Når arkiver er avsluttet og ikke lenger i bruk som dagligarkiv, blir det satt bort og etterhvert avlevert til et depot. Det er derfor viktig at organisasjonens arkivplan inneholder basisdokumentasjon om arkivdanningen med oversikt over:

  • Arkiver og arkivserier
  • IKT-systemer som er brukt i arkivdanningen
  • Arkivnøkler
  • Alle viktige endringer i arkivet eller organisasjonen som har skjedd underveis, som for eksempel periodiseringer, konsolideringer med andre enheter med videre.
ARKIVLOKALER OG RIKTIG OPPBEVARING

Offentlege arkiv skal i tråd med Arkivlovens § 6 oppbevares slik at de er sikret som informasjons- og dokumentasjonskilder både på kort og lang sikt. Dette betyr at arkivene må oppbevares i lokaler som er egnet for langtidslagring. Arkivforskriften § 4-1 definerer ‘arkivlokaler’ som alle lokaler der arkiv blir oppbevart over tid.

Kontorer der dokumenter oppbevares mens de er under saksbehandling, defineres ikke som arkivlokaler. Arkiver som er aktive og i daglig bruk, kan oppbevares nær saksbehandler og arkivtjeneste, mens avsluttede og bortsatte arkiv som er lite brukt kan oppbevares lengre unna, men fortsatt lett tilgjengelige for arkivtjenesten. Fjernarkiver som sjelden er i bruk kan avleveres til depot. Når det gjelder kravene til arkivlokaler skiller arkivforskriften mellom vanlige arkivrom til mye brukt arkivmateriale, og spesialrom for arkiv til bortsatte saker. De generelle kravene gjelder alle arkivlokaler, mens kravene for spesialrom er strengere. 

Arkivmaterialet skal vernes mot uvedkomment innsyn, og mot ytre påvirkning som kan føre til reduksjon eller tap av informasjon og dokumentasjonsverdi. Arkivlokalet skal: 

  • Hindre at uvedkommende får innsyn i klausulert arkivmateriale.
  • Hindre at arkivmateriale blir skadet gjennom ytre påvirkning som høy luftfuktighet, vannskade, brann, og skadelig fysisk og kjemisk påvirkning frå omgivelsene
  • Hindre fysisk nedbryting og slitasje forårsaket av uvøren håndtering ved bruk, eller feil lagring som stabling, manglende bruk av bokstøtter o.l.
  • Hindre at uvedkommende får anledning til å skade eller fjerne arkivmateriale gjennom ureglementert utlån og bruk, dårlig håndtering, tilgrising og rot.

Riksarkivaren har laget en rettledning for offentlege organ om krav til arkivlokale med nærmere spesifikasjoner. 

Mange arkivlokaler ligger under bakkenivå. I alle arkivlokaler uten klimastyring, varierer luftfuktigheten gjennom året i takt med uteluften, og kjellerlokaler er spesielt utsatte. Anbefalt relativ luftfuktighet er omkring 50%. En luftfuktighet på omkring 65% kan gi muggsoppvekst på papirmateriale etter bare 48 timer. Derfor regnes 60% som en kritisk øvre grense. For å holde kontroll med luftfuktigheten i arkivrommet, anbefales det å montere hygrometre og loggføre målingene. Dersom nye arkivrom under bakkenivå etableres uten permanent klimastyring, bør inneklimaet i den fuktigste delen av året kartlegges før innflytting. Les mer om inneklima og muggsopp i arkivmateriale HER.