For kommunene

Her er en kort veiledning for hvordan dere som eierkommune skal gå frem for å be om innsyn i deponerte arkiver hos IKA Østfold.

Innsyn i administrativt arkiv  

Ønsker om innsyn i administrativt arkiv fra din kommune bør sendes på e-post til post@ikao.no eller via kontaktskjema HER. Merk at innsyn i arkiv fra andre kommuner går via den kommunen.

Sensitiv eller taushetsbelagt informasjon skal sendes via vanlig post eller tas over telefon. Kommunen bør først sjekke om arkivmaterialet faktisk er deponert eller om man har det selv.

Formuler innsynsforespørselen tydelig. Gi så fullstendige opplysninger som mulig med relevante kontekster/sammenhenger. Når det gjelder personnavn må man være bevisst på eventuelle navnebytter. Opplys om alternative navn (eller områdenavn) på personer, steder og institusjoner. For eiendommer gi helst både Gnr./Bnr. og gårdsnavn/gatenavn, og gjerne eiers navn.

Innsyn i rettighetsdokumentasjon

Bestilling av mapper foretas enten av arkivtjenesten eller av virksomhetene selv. Bestilling foretas enten per telefon eller i brevs form.

E-post må ikke brukes til bestilling av taushetsbelagte eller sensitive opplysninger.

Kommunen må selv ta kontakt med IKA Østfold hvis privatpersoner søker informasjon, og all utlevering av dokumentasjon skal gå via eierkommunen.

Er det noe som er uklart, eller har dere andre spørsmål, ta kontakt med oss i skjemaet her.