Tjenestetilbud

Vi tilbyr en rekke tjenester til eierkommunene våre. Under kan dere lese mer om det tjenestetilbudet vi tilbyr. Har dere spørsmål om spesifikke tjenester, ta gjerne direkte kontakt med oss.

ELEKTRONISK ARKIV

Eldre og avsluttede arkiver som er elektronisk skapte –  EL-Arkiv, skal i likhet med papirarkiver avleveres til arkivdepot. Det er ikke bare sak-/arkiv-systemer i kommunen som inneholder arkivverdig informasjon. Mange av fagsystemene i kommunenes ulike virksomheter inneholder rettighetsdokumentasjon som kan gå tapt dersom den ikke hentes ut fra databasen før den konverteres inn i nye system. 

  • Veiledning og bistand ved uttrekk og overføring av arkivpakker til vårt depot.
  • Magasinplass for eldre og avsluttede arkiver i vår depotkjerne.
  • Rådgivingstjeneste i forkant av avlevering til depot.
  • Rådgiving knyttet til konvertering og avslutning av systemer lokalt hos våre eiere.
  • Rådgiving i forbindelse med periodisering.
  • Rådgiving knyttet til kravspesifikasjon før innkjøp av medium for korttidslagring (kjerne), nye systemer, eller reforhandling av driftsavtaler for eksisterende systemer.
ARKIVDEPOT

IKA Østfold er depot for våre 14 eierkommuner og fylkeskommunens eldre og avsluttede arkiv. Det klimastyrte magasinet er dimensjonert for 6000 hyllemeter arkivmateriale, og et nytt og moderne anlegg som oppfyller alle arkivlovens krav til depot.Magasinplass for eldre og avsluttede arkiv.

  • Betjening av deponerte arkiv for våre eiere, publikum og forskere.
  • Magasinplass for muggskadd arkivmateriale og sikring av arkiver med insektskader.
  • Rådgivingstjeneste i forkant av avlevering til depot.
  • Kurs og opplæring av eiernes ansatte i arkivfag og relevant lovverk.
  • Rådgiving knyttet til håndtering og oppbevaring av arkiver lokalt hos våre eiere.

ARKIVORDNING

Arkiv som deponeres ved IKA Østfold må ordnes. Ordning av arkiver letter gjenfinning, og gjør materiale tilgjengelig. Under ordning fjernes for eksempel binders, plastmapper og annet som bidrar til nedbryting av arkivmateriale, og syreholdige omslag og arkivbokser erstattes med egnet emballasje. Derfor er ordningsprosessen også et viktig konserveringstiltak som kan forlenge papirarkivets levetid. 

  • Ordning av arkiver
  • Veiledning av eierkommunenes medarbeidere ved ordning
  • Muligheter for eierkommunene til å disponere plass i våre lokaler for tidsbegrensede ordningsprosjekter
  • Publisering av deponerte arkiv på Arkivportalen
  • Kurs og opplæring av eiernes ansatte i arkivfag og relevant lovverk
  • Veiledning og bistand ved periodisering og bortsetting av arkivmateriale
ARKIVDANNING

De prosessene som fører til at arkiver blir skapt inngår i begrepet arkivdanning. Fagområdet fokuserer på rutiner for organisering av dokumentflyt og dokumentproduksjon.

  • Rådgiving og bistand til utvikling og revisjon av arkivplaner
  • Rådgiving og prosjektdeltagelse i forbindelse med innføring av elektronisk arkiv
  • Kurs og opplæring av kommunens ansatte i arkivfag og relevante lovverk
  • Rådgiving og prosjektdeltagelse i forbindelse med omorganisering av arkivtjenesten
  • Bistand til utarbeiding av dokumentåndteringsrutiner, eller oppdatering av eksisterende rutiner
  • Rådgiving og bistand til utvikling og revisjon av kvalitetssikring av journalføringsrutiner og offentlig journal
MUGGSOPP

Muggsopp bryter ned biologisk materiale som papir, og forårsaker at arkiv går tapt. Muggsopp er også en risikofaktor for mennesker som håndterer arkiv. Håndtering av muggsoppinfiserte arkiv stiller derfor spesielle krav til kompetanse.

  • Rådgiving i forhold til forebygging
  • Kartlegging av muggsoppskader i arkiver
  • Rådgivning i forhold til håndtering av muggsopp i arkiv
  • Sanering av avlevert materiale fra våre eiere
FOTOBEVARING

Mange arkiver inneholder fotografier, og mange offentlige og private institusjoner har fotosamlinger. Fotografisk materiale har generelt andre behov enn vanlige papirakiv når det gjelder håndtering og oppbevaringsforhold. Noen bilder er framstilte med fotografiske prosesser som gjør dem særlig utsatte for rask nedbryting dersom de ikke tas hånd om på riktig måte.

  • Rådgiving om håndtering og oppbevaring
  • Rådgiving ved registrering og merking
  • Indentifiserting av fotografisk fremstillingsprosess og oppbevaringsbehov
  • Rådgiving ved planlegging og gjennomføring av digitaliseringsprosjekter
  • Ordning av fotoarkiv